צ'אטבוט כדרך לשמור על ידע בארגון

עולם חדש ומהיר

אחד האתגרים של חברות וארגונים הוא הצורך לשמור על יעילות תפעולית גם כשעסק גדל. תרחיש האימה שכולם מפחדים ממנו הוא מצב שבו הארגון הופך למוסד מסואב שמתנהל בצורה איטית ומסורבלת.

שימוש בצ'אטבוט פנים אירגוני הוא כלי יעיל המאפשר התייעלות משמעותית: לכל ארגון יש ידע רב שנצבר על ידי חבריו לאורך הזמן ועובר מפה לאוזן. ידע זה מכונה לעתים כידע "רך". אלו הם כל אותם הדברים שחבר הארגון לומד עם הזמן.

לדוגמה:

יש לי אורח, אם מי מתאמים חניית אורחים?

מה לעשות אם המזגן אינו תקין?

 באילו ימים מיכל עובדת ?

מה הטלפון של מזנון הסלטים ברחוב המקביל?

אלו הן רק דוגמאות למגוון אדיר של שאלות ואינפורמציה שכל חבר בארגון יכול לשאול חבר אחר ולקבל תשובה. נכון, סביר להניח שיש מדריך לעובד חדש, או חבר חדש שמעביר את הדברים החשובים באמת, אבל עדין, כמו שראינו בדוגמאות, יש המון מידע שקיים אצל חברי הארגון וקשה לשמור עליו.

פתרונות אחרים

חברות רבות שמו לב לחשיבות הידע הזה, ופיתחו מנגנונים שלמים של שיתוף ותמיכה, בעיקר בצורת פלטפורמות חברתיות כמו סלקט Slack  Yammer. אלו למעשה מאין פורומים חיים אשר מאפשרים לשאול שאלה ולקבל תשובה מעמיתים אחרים. הצ'אטבוט אינו פורום חי, והוא אינו משמש לאותה מטרה, ובכך גם יתרונו, משום שהוא מבטיח תשובה מבלי שאחד מחברי הארגון בעל הידע יאלץ לענות.

הידע נצבר

צ'אטבוט הוא למעשה מכונה לומדת במובן הזה שכל פניה או שאלה שנכתבת בצ'ט, זוכה לתשובה, נשמרת ונצברת. כך למעשה הידע הפנים ארגוני גדל כל הזמן. בתחילה הידע הוא צר ומצומצם, אך עם הזמן הידע מתפתח בצורה מפתיעה ומאפשר יעילות אירגונית שערכה לא יסולא בפז. אלו בדיוק הדרכים אשר הופכים ארגון אחד למערכת יעילה שמתפקדת כמו שעון שווייצרי, וארגון אחר למסורבל ולא יעיל.

ניתן לנהל את המידע

מכוון שהידע של הצ'אטבוט מנוהל על ידי חברי הארגון, ניתן לשנות את המידע בהתאם לצרכים.אנו מניחים שאם אתה קורא שורות אלו אתה וודאי מבין את חשיבות ניהול הידע לאורך זמן.

לצורך הדגמה נגיד שמספר טלפון של איש ה IT של הארגון השתנה. מה נעשה עכשיו? האם נשלח מייל לכל חברי הארגון? עבור שאר החברים בארגון פרט מידע זה אינו רלוונטי בעת ההחלפה, אך עשוי להיות רלוונטי בהמשך עבודתם.

הפתרון נמצא בתוך הצ'ט המייצר תשובה עדכנית חדשה באופו מיידי ,כך שמי שיפנה לחיפוש מספר הטלפון לא יידע על ארוע החלפת המספר.

סיכום

בעולם שבו חברות וארגונים משוועים לכלים אשר יהפכו את האירגון ליעיל וזריז יותר, צ'אטבוט פנים ארגוני הוא מכשיר יעיל לשמור מידע פנים ארגוני במאמץ קטן.